POLITICA DI SCANSIONE E SMALTIMENTO DOCUMENTI

1. Introduzione  

Ottimizzare e snellire i processi ed insieme ridurre l’impatto ambientale, nonché i costi di gestione e conservazione della documentazione in formato cartaceo, sono parte integrante della cultura e filosofia aziendale di Cubbit.

Dipendenti, collaboratori e consulenti ricorrono all’utilizzo di documenti in formato cartaceo soltanto quando ciò sia obbligatorio o comunque strettamente necessario per il raggiungimento di un determinato scopo (es. firma da apporre in originale).

In tali casi, qualora determinati documenti non siano disponibili in origine in formato digitale è altamente probabile che venga eseguita una scansione e che questi vengano aggiunti poi alla repository aziendale dei documenti digitali su cloud per consentire la condivisione e permetterne l’accesso agli autorizzati al fine di migliorare i flussi di lavoro.

Cubbit deve essere in grado di dimostrare che questi documenti scansionati sono rimasti inalterati dal momento della memorizzazione elettronica e che sono una rappresentazione fedele della registrazione cartacea originale. Dopo aver scansionato i record e averli caricati nella repository on cloud, i reparti potrebbero voler distruggere il file cartaceo originale e utilizzare la versione scansionata come record definitivo a fini operativi e di conformità.

Questa politica stabilisce le disposizioni necessarie nel processo di scansione e smaltimento dei documenti scansionati al fine di ridurre il rischio di contestazione dell’ammissibilità legale e del valore probatorio dei record scansionati.

2. Ruoli e responsabilità

È responsabilità dei responsabili di reparto e del servizio approvare la scansione dei documenti e la distruzione dell’originale cartaceo, a meno che l’originale non debba essere restituito a terzi o debba essere conservato per motivi specifici perché è importante conservare una firma autografa. È inoltre responsabilità di tutti i manager assicurarsi che il personale sia a conoscenza delle corrette procedure da seguire. 

È responsabilità di tutto il personale coinvolto nel processo di scansione seguire le procedure aziendali concordate per la scansione. 

È responsabilità di tutto il personale coinvolto nel processo di distruzione assicurarsi che sia eseguito in conformità ai principi della Politica di smaltimento dei documenti di Cubbit. La principale preoccupazione è che i documenti cartacei originali siano trattati come rifiuti riservati.

3. Campo di applicazione

Questa procedura si applica a tutto il personale coinvolto nella scansione dei documenti. Le responsabilità ai sensi di questa policy includono tutte le fasi del processo di scansione, incluse le fasi di preparazione, scansione e archiviazione.

Ai fini della presente informativa, quando un documento è stato sottoposto a scansione e la copia cartacea originale è stata distrutta, la versione sottoposta a scansione sarà considerata il record definitivo a fini legali, di responsabilità e di trasparenza. La copia digitalizzata dovrà essere gestita in conformità con le politiche di gestione e smaltimento dei documenti aziendali di Cubbit, inclusa la conservazione del documento digitalizzato per il periodo di conservazione concordato. 

4. Quadro giuridico

Questa politica mira ad affrontare le principali questioni giuridiche relative al processo di scansione e distruzione in termini di ammissibilità giuridica e di peso probatorio delle immagini digitalizzate. 

In linea di principio, l’azione di copia di un documento può ridurne il peso probatorio. Per rispondere a questa esigenza è necessario disporre di prove di autenticazione sufficienti a rassicurare le parti interessate a livello giuridico e normativo che l’immagine è una copia accurata. Ciò richiederà spesso la prova che il documento è ciò che afferma di essere e che è una copia veritiera e accurata, compresa la prova che non è stato alterato dalla data in cui è stato aggiunto a un sistema di conservazione elettronica dei dati approvato da Cubbit.

Come illustrato nella sezione 6, è necessario un approccio di valutazione del rischio per le iniziative di scansione, che dovrebbe includere la valutazione della probabilità di un futuro affidamento sulle immagini scansionate. Se i rischi legali dovesse essere ritenuto elevato, si dovrebbe prendere in considerazione l’uso del contratto di archiviazione dei documenti fuori dalla sede di Cubbit.

5. Dichiarazioni sulla politica

Cubbit si impegna a gestire le informazioni elettroniche come indicato nelle Politiche aziendali sulla sicurezza delle informazioni, compresa la Politica di gestione dei documenti aziendali.

6. Principi di politica

L’adesione ai seguenti principi consentirà a Cubbit di dimostrare il suo approccio alla scansione in caso di dubbi sull’ammissibilità legale dei documenti sottoposti a scansione. Se la scansione è conforme ai principi delineati in questa politica e nelle procedure associate, sarà accettabile distruggere l’originale cartaceo e considerare la copia elettronica come la registrazione definitiva. 

Procedure:

Sono state introdotte procedure di scansione generali che dovrebbero essere seguite in tutti i casi in cui si effettuano scansioni al fine di massimizzare l’ammissibilità legale dei risultati delle scansioni dei record. È essenziale seguire tali procedure indipendentemente dal fatto che i servizi intendano o meno distruggere gli originali cartacei. Questo perché se le decisioni sulla distruzione si verificano dopo la scansione, è il processo di scansione stesso che solleverà questioni di ammissibilità legale.

Valutazione del rischio  

Oltre ad attenersi alle procedure, qualsiasi iniziativa di scansione richiede anche una valutazione del rischio in relazione ai potenziali problemi che potrebbero sorgere da un progetto di scansione. Tale valutazione del rischio dovrebbe riguardare il rischio legale (legal risk), il rischio di errore umano nel processo di scansione, il rischio di guasto e obsolescenza tecnologici e il rischio di alterazione e manipolazione dell’immagine sottoposta a scansione. 

Consultazione delle parti interessate:

Nell’ambito del processo di valutazione del rischio, prima di procedere alla scansione e alla distruzione degli originali è necessario contattare le principali parti interessate. Ciò dovrebbe includere contatti con le parti interessate che probabilmente saranno in grado di richiedere l’accesso ai registri sottoposti a scansione. 

Ci possono essere alcuni casi in cui alcune parti interessate ritengono che sia essenziale conservare l’originale cartaceo, ad esempio atti di proprietà, o documenti con sigilli, ecc. per indicare l’autenticità. La maggior parte dei documenti può essere sottoposta a scansione senza bisogno di conservarne l’originale, tuttavia in questi casi è necessario adottare misure adeguate per garantire la conservazione della copia cartacea. 

Documentazione:

Nell’ambito delle procedure di scansione e smaltimento verificabili, è necessario ottenere l’autorizzazione a distruggere gli originali cartacei in seguito alla scansione presso il competente capo servizio/dipartimento. Questo livello di autorizzazione è richiesto solo per le distruzioni successive a un’iniziativa di scansione. La distruzione di routine dei record scaduti deve essere effettuata in conformità con la Politica di smaltimento dei record di Cubbit. 

Per documentare la distruzione è necessaria la conferma che il processo di scansione è stato effettuato conformemente alle procedure appropriate. Questa documentazione dovrà essere conservata per tutta la durata del periodo di conservazione per i record che sono stati sottoposti a scansione, come indicato nell’apposito programma di conservazione dei record dipartimentali.