POLITICA DI DISMISSIONE DELLE REGISTRAZIONI
1. Introduzione
Questa politica deve essere letta insieme alla Politica di gestione dei documenti aziendali di Cubbit, che delinea l’impegno di Cubbit nella gestione proattiva dei documenti e dei ruoli e delle responsabilità associate.
La dismissione delle registrazioni è un aspetto chiave di un approccio proattivo alla loro gestione e riguarda le azioni da intraprendere alla fine della loro vita operativa.
Lo dismissione è il processo che determina il destino finale di una registrazione e può includere la distruzione fisica, il trasferimento in un altro corpo o la conservazione permanente. Tutti i documenti sono soggetti a processi di dismissione, ma non tutti i documenti sono distrutti).
Le implicazioni della legge sulla protezione dei dati Reg. Ue 2016/679 e D.lgs 101/18 impongono a Cubbit di dimostrare coerenza e trasparenza nello dismissione dei documenti.
Questa politica delinea i principi fondamentali dello dismissione dei documenti. Esiste un documento associato sulle procedure pratiche per l’eliminazione delle registrazioni.
2. Finalità e obiettivi
Gli obiettivi di questa politica:
- Garantire che i documenti siano gestiti ed eventualmente smaltiti in conformità con il Reg. Ue 2016/679 e il D.lgs 101/18;
- Garantire l’eliminazione delle registrazioni scadute che non sono più necessarie a fini legali o operativi per facilitare l’accesso efficiente alle informazioni e l’uso economico degli spazi di archiviazione (fisici ed elettronici);
- Fornire metodi per determinare i periodi di conservazione e le azioni di dismissione appropriati per le registrazioni, nonché procedure pratiche per l’eliminazione delle registrazioni.
3. Programma di conservazione per i record
I registri, indipendentemente dal loro formato, non possono e non devono essere conservati in modo permanente. La conservazione permanente di informazioni personali non più necessarie è vietata dal Reg. Ue 2016/679. Inoltre, l’accumulo passivo di registrazioni e informazioni porta alla fine a difficoltà di accesso con l’aumentare del volume di registrazioni.
Ogni divisione di Cubbit dovrà definire un periodo di conservazione appropriato in relazione alla tipologia di dati trattati, in accordo con la direzione. La valutazione della durata del periodo di conservazione sarà soggetta a riesame periodico, almeno ogni 2 anni..
I periodi di conservazione sono determinati dalla legislazione, dagli standard delle migliori pratiche e dai requisiti operativi. Essi dovrebbero almeno rispettare i termini previsti dalla normativa, ma potrebbero sussistere ragioni operative giustificabili per conservare determinati dati oltre il periodo di conservazione previsto dalla normativa.
I programmi di conservazione dei dati forniscono un quadro di periodi di conservazione che consente lo dismissione proattivo dei dati nel rispetto delle pertinenti norme legislative e operative.
4. Necessità di una politica e di procedure di dismissione
Il diritto di accesso, modifica, cancellazione, ecc. ai dati personali degli interessati, previsto dal Reg. Ue 2016/679 impongono a Cubbit di fornire motivazioni giustificabili per la conservazione o l’eliminazione dei documenti e di documentarne l’eliminazione.
Limitare il contenuto all’interno dei sistemi di documentazione a materiale che ha un valore continuo solo per scopi commerciali e di archiviazione attraverso lo dismissione di documenti scaduti aiuta a mantenere l’efficienza e il rapporto costo-efficacia.
La gestione e l’eliminazione coerenti delle registrazioni sono richieste da una serie di atti legislativi, tra cui: Reg. Ue 2016/679 e D.lgs 101/18.
5. Principi fondamentali relativi all’eliminazione delle registrazioni
L’eliminazione delle registrazioni richiede l’autorizzazione di due membri del personale – di solito il membro del personale con responsabilità operativa per le registrazioni e il suo superiore gerarchico.
6. Ruoli e responsabilità
La direzione ha la responsabilità di garantire che i piani di dismissione siano attuati e rispettati in modo coerente e che lo dismissione finale sia effettuato in conformità con le procedure di dismissione aziendali. Nel caso in cui le registrazioni sia state accidentalmente o deliberatamente eliminate in violazione della politica, la direzione dovrà essere immediatamente informata.