POLITICA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

1. Introduzione

La Cubbit S.r.l. (Cubbit) dipende dalle proprie registrazioni per garantire la fornitura efficiente dei proprio prodotti e servizi, per mantenere le normali operazioni commerciali e per rendere conto delle proprie azioni. Questa politica definisce una struttura all’interno della quale Cubbit può garantire che le registrazioni siano conservate per raggiungere questi obiettivi e che siano gestite e controllate in modo efficace in conformità con gli standard riconosciuti e commisurate alle esigenze legali, operative e di governance dell’informazione.

Cubbit riconosce che le registrazioni sono attività collettive.

Essi comprendono la memoria aziendale di Cubbit dei suoi prodotti e servizi, delle sue politiche, e dei processi decisionali e riflettono le esigenze aziendali. La conformità con questa politica di registrazione garantirà che Cubbit possa produrre prove e dimostrare responsabilità, oltre a fornire informazioni sulle decisioni e le attività di Cubbit per tutto il tempo necessario per l’efficienza operativa. In conformità con l’impegno di Cubbit di aprire la governance, l’adesione a questa politica permetterà a Cubbit di dimostrare di essere aperta e onesta nelle sue attività.

Le questioni relative alla gestione dei documenti, sia in forma cartacea che elettronica, sono fondamentali per garantire il rispetto gli obblighi inerenti all’esercizio dell’attività commerciale e la conformità con gli obblighi di legge da parte di Cubbit.

Questa politica contribuirà a sostenere gli obiettivi di Cubbit attraverso la fornitura di un quadro efficiente ed efficace per il recupero, la gestione e lo smaltimento dei documenti e delle informazioni in formato cartaceo ed elettronico.

2. Campo di applicazione

Questa politica si riferisce a tutti i reparti, divisioni, sezioni e servizi di Cubbit e a tutti i documenti creati e ricevuti dai dipendenti, collaboratori e consulenti di Cubbit, indipendentemente dal supporto o dal formato e a tutti i documenti di origine esterna ricevuti da clienti, fornitori, parti terze. Ciò include tutti i documenti cartacei nonché tutti i documenti che esistono o esisteranno esclusivamente in forma elettronica. Questa politica si applica anche al personale temporaneo e a quello delle organizzazioni partner (in situazioni in cui Cubbit è il partner principale).

3. Dichiarazione politica

È politica di Cubbit che le informazioni e i documenti siano beni vitali di Cubbit, necessari per garantire la fornitura efficace ed efficiente dei servizi essenziali. Tali attività richiedono una gestione adeguata per tutta la loro durata, dalla creazione alla dismissione. A tal fine si garantirà l’istituzione e il costante sviluppo di un quadro procedurale adeguato per garantire l’autenticità, l’affidabilità e l’accessibilità per quanto riguarda la gestione delle informazioni e dei registri. Il quadro si baserà sulla norma ISO 15489 (norma internazionale sulla gestione dei documenti), comprese le norme per la gestione dei documenti. Il quadro di riferimento sarà rivisto per riflettere altri principi appropriati al momento della loro emissione o revisione.

4. Obiettivi

Gli obiettivi di questa politica sono che:

Cubbit abbia un accesso efficiente a tutte le informazioni pertinenti e i documenti vengano conservati solo per il tempo necessario a soddisfare i requisiti legali, amministrativi e finanziari;
I record di Cubbit siano gestiti in modo efficace ed efficiente in base a standard appropriati, tra cui la norma ISO 15489 per la gestione dei record;
Tutti i record siano correttamente intitolati, referenziati, indicizzati e, se necessario, contrassegnati da un codice di sicurezza. Tutte le registrazioni siano conservate secondo un piano aziendale concordato;
I documenti scaduti e non più necessari per motivi legali o operativi vengano smaltiti per garantire il miglior utilizzo possibile delle aree di archiviazione (sia elettronica che cartacea);
Cubbit rispetti tutte le leggi e i regolamenti riguardanti la corretta gestione delle informazioni e dei documenti. Ciò include anche la disciplina riguardante il trattamento, la protezione e la libera circolazione dei dati personali Reg. (UE) 2016/679, D.Lgs. 196/2003 come integrato e modificato dal D.Lgs. 101/2018.

5. Concetti chiave

Record

Ai fini della presente politica, per “registrazioni” si intendono “Informazioni create, ricevute e mantenute come prove e informazioni da un’organizzazione o persona, in conformità con gli obblighi di legge o nelle transazioni commerciali” (ISO 15489-1).

Esistono quattro tipi di registrazioni di base che saranno create nel corso del lavoro dei dipendenti presso Cubbit:

I registri permanenti includeranno documenti quali conti annuali certificati, atti di proprietà, verbali, ecc. Sebbene importanti, questi documenti permanenti rappresentano la minoranza dei documenti creati da Cubbit. Affinché i record siano classificati come permanenti:
- dovranno essere necessari per tutto il periodo di esistenza di Cubbit;
- dovranno soddisfare requisiti giuridici permanenti;
- dovranno far parte dell’archivio storico di Cubbit.
I registri attuali registrano e documentano le funzioni e le attività di Cubbit e vengono utilizzati quotidianamente per la conduzione degli affari correnti. Questi possono essere sotto forma di file di codice, documenti relativi a clienti attivi, corrispondenza attiva (su carta e e-mail), report, ecc.
I registri semi permanenti registrano e documentano le funzioni e le attività di Cubbit e richiede la conservazione per un periodo specifico (disciplinato dalla legislazione o dalle migliori pratiche) ma non l’utilizzo quotidiano. Questi possono includere documenti relativi a clienti inattivi, documenti finanziari, rapporti e politiche. Tali registrazioni saranno in genere inattive e conservate a fini di conformità.
Le registrazioni non correnti non saranno più richieste per lo svolgimento dell’attività corrente e non saranno più necessarie per motivi di conformità e saranno di norma eliminate(si noti che alcune registrazioni permanenti di importanza storica potrebbero rientrare in questa categoria).

Oltre a queste quattro grandi categorie vi saranno anche le informazioni sulle operazioni che sono quasi sempre contenute nei sistemi elettronici e che non hanno uno stato iniziale, intermedio o finale. Rappresenta una prima fase del trattamento dei dati ed è probabile che venga visualizzata come informazione trattata in un flusso di informazioni limitato nel tempo. Questo a sua volta può essere ulteriormente elaborato e riassunto come parte di una registrazione limitata nel tempo o permanente.

Conservazione e smaltimento delle registrazioni

Per conformarsi alla legislazione sull’accesso alle informazioni (Reg Ue 2016/679), Cubbit ha l’obbligo di rispettare le procedure concordate per l’eliminazione dei suoi documenti. Il principio fondamentale è quello di eliminare le registrazioni che non hanno più una finalità operativa o che non sono richieste per motivi legislativi. Vedere la politica di eliminazione dei record.

Ogni dipartimento/sezione deve essere a conoscenza del un programma/politica di conservazione dei documenti che definisca i periodi di conservazione appropriati per i documenti in coerenza con i principi di data retention presenti nel registro dei trattamenti. Tali periodi di conservazione dovrebbero essere basati su disposizioni legislative e prassi comuni nel settore privato. I programmi di conservazione dei dati devono essere rivisti periodicamente in occasione del riesame annuale della direzione.

Registrare la memorizzazione

A causa della natura e del valore informativo dei record creati da Cubbit, essi devono essere conservati in modo da riflettere il valore e l’importanza delle informazioni in essi contenute. Le registrazioni sensibili devono essere conservate in modo sicuro e non devono essere conservate in condizioni inadeguate che potrebbero danneggiarle o perderle.

Le registrazioni elettroniche richiedono lo stesso livello di cura nella loro conservazione e manutenzione delle registrazioni cartacee e pertanto non devono essere conservate su PC individuali. Il sistema di gestione dei documenti e dei registri elettronici aziendali di Cubbit dovrebbe essere utilizzato per la memorizzazione della maggior parte dei documenti di Cubbit.

6. Responsabilità

I capi dipartimento/servizi/sezione sono responsabili che:

le politiche, le procedure e i piani di conservazione concordati per la gestione dei documenti aziendali siano implementati e rispettati all’interno del loro dipartimento/servizio/sezione;
sia designato personale adeguato per assistere nell’attuazione delle politiche e delle procedure di gestione dei documenti e per mantenere i collegamenti con il responsabile dei registri aziendali;
il personale è supportato in termini di formazione e sviluppo per consentirgli di svolgere compiti di gestione dei documenti, in gran parte attraverso eventi di formazione sulla gestione degli stessi.

I singoli Dipendenti, Collaboratori e Consulenti hanno la responsabilità di garantire che:

le azioni e le decisioni prese nel corso dell’attività di Cubbit siano adeguatamente documentate e registrate;
i registri siano identificati per lo smaltimento in conformità con le politiche concordate e i piani di conservazione;
le procedure di smaltimento siano attuate in modo coerente.

La Cubbit è responsabile di garantire che:

si implementino adeguatamente i processi per la gestione a lungo termine e la conservazione dei documenti di Cubbit;
si forniscano competenze professionali, si elaborino politiche e si fornisca consulenza sulle norme;
vengano diffuse linee guida sulle procedure per la gestione dei documenti a tutti i dipendenti e i collaboratori dell’azienda.

Chi avrà responsabilità degli archivi aziendali (l’Amministratore di sistema e i responsabili di funzione) dovrà garantire che:

siano forniti al management consigli e linee guida per stabilire e mantenere un quadro aziendale per la gestione e la conservazione dei documenti in tutti i formati;
gli standard professionali per la gestione dei documenti, la gestione degli archivi e la conservazione vengano rispettati e la conformità con le politiche e le procedure di gestione dei documenti venga regolarmente verificata;
le strategie di gestione dei registri siano sviluppate, valutate e riviste, a seconda dei casi;
sia sviluppato ed attuato un programma efficace ed efficiente di gestione dei documenti, indipendentemente dal formato, per consentire a Cubbit di adempiere ai propri obblighi di conservazione dei documenti;
ai funzionari con responsabilità di gestione dei documenti di Cubbit siano forniti consigli e linee guida sufficienti per raggiungere l’attuazione delle politiche di gestione dei documenti;
siano elaborate e diffuse note e procedure di orientamento alla gestione dei documenti il personale è formato sulle migliori pratiche di gestione dei documenti e su come attuare le politiche e le procedure di gestione dei documenti aziendali;
il contratto di archiviazione dei documenti fuori sede sia coordinato in modo efficace, compreso il riesame periodico del funzionamento del contatto;
l’attuazione delle politiche e delle procedure di gestione della documentazione è monitorata, valutata e comunicata.

7. Monitoraggio e revisione delle politiche

Il rispetto di questa politica e dei relativi standard e linee guida sarà monitorato dall’Amministratore di sistema in consultazione con un rappresentante nominato da ciascun reparto.

Nell’ambito del monitoraggio e della valutazione sarà formulato ogni due anni un piano d’azione per il miglioramento delle pratiche di gestione dei documenti.

Tale politica sarà riesaminata almeno ogni due anni per tener conto di eventuali leggi, regolamenti o pratiche commerciali nuovi o modificati.