POLITICA DI UTILIZZO DI INTERNET, POSTA ELETTRONICA E MESSAGGISTICA ISTANTANEA

1. Introduzione

La politica di Cubbit sull’uso di Internet, della posta elettronica e della messaggistica istantanea è definita nei principi e nelle note orientative riportate di seguito. 

È responsabilità dell’utente IT leggere attentamente questa politica e chiedere al vostro superiore di spiegare se c’è qualcosa che non capite.Tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti saranno tenuti ad accettare elettronicamente questa politica. In caso di mancata accettazione della politica, Cubbit si riserva il diritto di revocare l’accesso all’account di posta elettronica.

2. Principi di utilizzo  

L’utilizzo di Internet, della posta elettronica e della messaggistica istantanea è parte integrante ed imprescindibile delle attività lavorative svolte in Cubbit. Nessuna disposizione della presente informativa deve essere interpretata come una restrizione all’uso corretto della posta elettronica e di Internet ai fini di Cubbit. 

L’uso personale limitato di Internet, della posta elettronica e della messaggistica istantanea di Cubbit da un dispositivo destinato all’attività lavorativa è consentito in base a questi principi e alle presenti note di orientamento.

Email: ai dipendenti non è consentito l’uso del sistema di posta elettronica aziendale per le comunicazioni personali. 

Messaggistica istantanea: l’accesso ai servizi di messaggistica istantanea aziendale è limitato ai soli dipendenti, collaboratori e consulenti abilitati dall’Amministratore di sistema di Cubbit. L’uso di tali servizi è destinato all’esclusivo perseguimento finalità lavorative.

Internet: l’uso personale di Internet è consentito purché occasionale, non prolungato nel tempo e appropriato; è tuttavia consigliato utilizzare internet per scopi personali soltanto durante il tempo libero (ad es. prima o dopo il lavoro e durante l’ora di pranzo). 

L’uso personale non deve in alcun modo distrarre il personale dall’efficace svolgimento delle proprie mansioni. L’uso personale improprio o inappropriato dei sistemi di posta elettronica e di Internet di Cubbit può comportare azioni disciplinari. 

Se ritenete di aver accidentalmente violato questa politica, contattate immediatamente il vostro responsabile diretto o, in loro assenza, un dirigente più anziano che registrerà queste informazioni. Vedere Uso Inaccettabile – Sezione 6.

Questa politica si applica a tutti i dispositivi digitali forniti da Cubbit o di proprietà del dipendente, collaboratore o consulente ed utilizzati per l’esecuzione dell’attività lavorativa, che possono accedere a Internet, inviare/ricevere e-mail o scambiare messaggi istantanei (ad esempio PC, laptop, tablet, smartphone, smartwatch, ecc.)

Tutte le informazioni personali inviate via e-mail e Internet sono coperte dalla legge sulla protezione dei dati Reg. Ue 2016/679 – D.lgs. 101/18. Tutto il personale è tenuto a trattare i dati personali in conformità con la legge sulla protezione dei dati personali. 

Prestare sempre la stessa attenzione sul contenuto dell’email come in una corrispondenza più formale. 

Tutti i dipendenti sono tenuti a mantenere la buona reputazione di Cubbit quando utilizzano Internet, la posta elettronica e la messaggistica istantanea. L’uso di questi strumenti che screditi Cubbit può comportare azioni disciplinari. 

Tutti i dipendenti sono tenuti a informarsi sulle politiche di sicurezza delle informazioni di Cubbit

Cubbit si riserva il diritto di revocare l’accesso ai servizi sopracitati o qualsiasi accesso al computer o alla rete di comunicazione di Cubbit qualora l’utente violi le presenti linee guida. 

3. Email  

Indicazioni generali

Cubbit consiglia l’utilizzo della posta elettronica aziendale in modalità webmail o mediante applicazione mobile ufficiale.

Uso personale 

L’uso personale della posta elettronica non aziendale deve possibilmente avvenire durante il tempo libero. È consentito un uso limitato della posta elettronica personale durante la giornata lavorativa, nel caso di urgenze. È proibito utilizzare la mail aziendale per scopi personali.

Non è consentito utilizzare il sistema di posta elettronica aziendale, né mailbox personali, in modo offensivo. Vedere Uso Inaccettabile – Sezione 6.

Non è consentito utilizzare servizi di posta anonima per nascondere o dissimulare la propria identità per inviare messaggi anonimi o sotto falso nome.

Il contenuto delle e-mail in arrivo viene sottoposto a scansione automatica per rilevare eventuali virus informatici. Il testo effettivo dell’e-mail non viene visualizzato come parte di questo processo.

Se si riceve un’e-mail inappropriata o abusiva, è necessario segnalare immediatamente l’accaduto all’Amministratore di sistema, che prenderà le misure appropriate. Se il mittente è noto, deve essere informato perché interrompa se necessario l’invio del materiale e per permettergli di attuare le opportune contromisure.

Il contenuto delle e-mail personali inviate per mezzo dell’infrastruttura informatica aziendale può essere visualizzato da Cubbit, garantendo la privacy di eventuali interessati, in determinate circostanze, come per esempio in relazione a indagini disciplinari. 

Email di esclusione di responsabilità  

A tutte le e-mail inviate da Cubbit viene automaticamente allegata una liberatoria che informa il destinatario che l’e-mail è destinata esclusivamente a lui, è riservata, può essere legalmente privilegiata e può contenere opinioni personali diverse da quelle di Cubbit.

Accesso alla posta elettronica 

In caso di assenza di un dipendente, collaboratore o consulente, il responsabile della funzione può autorizzare l’accesso a un account di posta elettronica di Cubbit, non personale, per ottenere messaggi relativi al lavoro. Il responsabile informerà il dipendente di questo accesso al momento del ritorno del dipendente. 

4.   Messaggistica istantanea (IM)  

La messaggistica istantanea è una forma di comunicazione in tempo reale tra due o più persone basata su testo digitato. Il testo viene trasmesso tramite dispositivi collegati a Internet.

Per le comunicazioni interne, che richiedono rapidità di interazione o il coinvolgimento di più destinatari contemporaneamente, Cubbit promuove ed incoraggia l’uso di una apposita piattaforma di messaggistica istantanea.

Cubbit utilizza dei servizi software di collaborazione aziendale, quali strumenti di lavoro, che consentono ai membri di scambiare messaggi in modo istantaneo e di condividere informazioni in tempo reale, così da semplificare la comunicazione, velocizzare i processi di lavoro ed aumentare la produttività (attualmente: Slack, Jira, Figma, Google Workspace).

Dipendenti, collaboratori e consulenti accedono a tali piattaforme di collaborazione mediante l’uso delle credenziali (username: email aziendale) fornite da Cubbit.

Cubbit conserva i dettagli relativi a messaggi istantanei su canali pubblici. 

5.   Utilizzo di Internet  

Uso personale 

• L’uso personale di Internet non è consentito durante l’orario di lavoro se non occasionalmente e per periodi di tempo contenuti. È possibile utilizzare Internet prima di iniziare a lavorare, durante il pranzo o dopo il lavoro.
• Non si deve, in alcun modo, distrarre gli altri colleghi dal loro lavoro. 
• Non è consentito utilizzare Internet o i sistemi di posta elettronica di Cubbit per scopi commerciali o personali. 

Siti di socializzazione in rete, newsgroup Internet, blog e chat 

• Esercitate il buon senso nell’impostazione degli invii. Pensate al pubblico destinatario e alle conseguenze di eventuali commenti su Cubbit.
• Cubbit incoraggia l’uso dei propri forum di discussione, ma questi non devono essere usati eccessivamente o essere fonte di distrazione dal lavoro. 
• Ricordate che i siti pubblici sono forum pubblici.
• Non dovete partecipare ad alcuna discussione che possa screditare Cubbit e non dovete dare consigli o informazioni che sappiate essere contrarie alle politiche o agli interessi di Cubbit.
• Non dovete rivelare informazioni sensibili o riservate relative a Cubbit o agli utenti dei servizi.
• Non è consentito discutere argomenti relativi al lavoro su questi siti. Se si viene a conoscenza del fatto che i colleghi sono coinvolti in tali discussioni, è necessario segnalarlo come incidente di sicurezza.
• Non caricare immagini o file video di attività basate sul lavoro senza l’autorizzazione del proprio manager di linea.
• Se vi sono prove di abuso nell’uso di questi siti, possono essere intraprese azioni disciplinari nei confronti degli interessati.  

Scaricamento di materiale  

Il download di materiale audio, video e software è consentito quando finalizzato agli scopi lavorativi di Cubbit, nel rispetto delle relative licenze d’uso, ma non per uso ricreativo o personale.

Nell’effettuare download è necessaria la massima cautela sulla reputazione della sorgente del software e, ove possibile, la verifica dell’integrità del download tramite tecniche di hashing.

In caso di dubbi sull’uso o sull’installazione del software, rivolgersi al servizio IT. 

Accesso accidentale a materiale non idoneo 

È possibile ricevere un’e-mail o visitare erroneamente un sito Internet che contiene materiale inaccettabile. Se ciò accade, è necessario informare immediatamente il servizio IT, per comunicare i dettagli relativi all’incidente e le circostanze che hanno portato al verificarsi dello stesso. Queste informazioni potranno essere richieste in un secondo momento a fini di gestione e audit. 

Copyright 

Operazioni di “taglia e incolla” di materiale per la creazione di contenuti possono portare a commettere infrazioni delle leggi sul copyright, anche involontariamente. La maggior parte dei siti contiene un avviso di copyright che spiega come il materiale può essere utilizzato, che deve essere compreso e tenuto presente.  

Guida ai dispositivi mobili

Cubbit potrebbe fornire ai dipendenti, collaboratori e consulenti dispositivi mobili quali laptop, tablet e telefoni cellulari.

Se un utente ha ricevuto un’apparecchiatura mobile da Cubbit, vale quanto segue:

• Nessun hardware, software o componente correlato deve essere aggiunto al dispositivo mobile senza l’approvazione del Dipartimento IT di Cubbit.
• Tutti i dispositivi mobili e le schede di memoria associate devono essere crittografati e protetti da pin o password, ovunque la tecnologia lo consenta. 
• I dispositivi mobili non devono essere utilizzati per registrare conversazioni o immagini senza la conoscenza o il consenso degli interessati. 

Cubbit si riserva il diritto di monitorare l’uso di tali dispositivi mobili. Ulteriori indicazioni sull’uso dei telefoni cellulari sono disponibili nelle procedure per telefoni cellulari.

6.   Uso Inaccettabile 

È vietato visualizzare, copiare, creare, scaricare, salvare, stampare o distribuire deliberatamente qualsiasi materiale che: 

• Sia sessualmente esplicito o osceno;
• sia razzista, sessista, omofobo, molesto o in qualsiasi altro modo discriminatorio o offensivo; 
• contenga materiale il cui possesso costituirebbe un reato penale; 
• promuova qualsiasi forma di attività criminale; 
• contenga proposte indesiderate; 
• comporti gioco d’azzardo, giochi multigiocatore o la sollecitazione per guadagno personale o profitto;
• contenga immagini, cartoni animati o barzellette che possano essere fonte di offesa;
• sia una lettera a catena;
• sia spamming;
• screditi Cubbit o la esponga a un’azione legale.

L’elenco non è esaustivo e Cubbit può definire altre aree di uso inaccettabile. 

7.   Monitoraggio  

Monitoraggio della posta elettronica 

Il sistema di posta elettronica di Cubbit registra automaticamente i dettagli di log degli utenti.

Le informazioni relative al monitoraggio saranno conservate per un periodo massimo di sei mesi. 

Ulteriori informazioni  

Questi principi e note di orientamento non possono coprire tutte le situazioni e in caso di dubbio, è necessario consultare il manager di linea che cercherà consigli appropriati.