POLITICA PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

1. Introduzione

Molti tipi di record e informazioni che Cubbit utilizza non hanno una controparte cartacea ed esistono solo in formato digitale. La conservazione dei documenti digitali è complessa e richiede un intervento proattivo in vari momenti della loro vita. Con la generalizzazione delle registrazioni digitali, affrontare questi problemi sarà fondamentale per continuare a lavorare efficacemente da parte di Cubbit nonché per mantenere la memoria collettiva del processo decisionale e della fornitura dei servizi.

I principi di base della gestione dei documenti e le migliori pratiche nella loro applicazione rimangono gli stessi sia per i documenti digitali che per quelli cartacei. Strategie e politiche sono in atto per i documenti cartacei. Lo scopo di questa politica è quello di chiarire la loro applicazione ai record digitali.

È responsabilità di Cubbit disporre di servizi di archiviazione che consentano ai record digitali che crea e utilizza di rimanere accessibili. 

Nel caso di servizi da parte di terzi in modalità Software as a Service, il Service Level Agreement dovrà garantire gli standard desiderati.

In taluni casi, l’Azienda può incoraggiare e promuovere l’utilizzo del servizio di Cloud Storage distribuito ideato, sviluppato e commercializzato da Cubbit, che costituisce il core business dell’azienda, in quanto questo è in grado di offrire un elevato livello di riservatezza, sicurezza e resilienza del dato, attraverso l’utilizzo di tecniche di ridondanza e distribuzione geografica all’avanguardia al di sopra dello standard di mercato.

L’utilizzo di software di terze parti o opensource sui server aziendali è consentito nella misura in cui vengano garantite adeguate misure tecniche di ridondanza e distribuzione geografica dei dati.

La conservazione digitale è definita come “una serie di attività gestite necessarie per garantire l’accesso continuo ai materiali digitali per tutto il tempo necessario“. 

Le modalità di conservazione possono essere suddivise in diverse fasi: 

• A lungo termine: per consentire un accesso continuo ai materiali digitali, o alle informazioni in essi contenute, a tempo indeterminato. Tali accordi dovrebbero essere in vigore per le registrazioni di importanza storica da trasferire a tempo debito a Cubbit.  
• A medio termine: per consentire l’accesso per un periodo di tempo determinato, indipendentemente dai cambiamenti tecnologici. I termini devono rispecchiare i periodi di conservazione dei dati negli orari di registrazione dei servizi.
• A breve termine: consentire l’accesso a materiali digitali per un periodo di tempo determinato, se necessario, per scopi commerciali, legali, finanziari o per altri scopi operativi analoghi.

La data retention puntuale dei dati/documenti viene determinata ed indicata nel registro dei trattamenti dei dati.

2. Finalità e obiettivi

Questa politica mira ad accrescere la consapevolezza della conservazione digitale come una delle principali preoccupazioni di Cubbit nel modo in cui crea e gestisce i suoi documenti digitali.

Tale politica, e le relative procedure, delineeranno le migliori pratiche attuali per ridurre i rischi nel trattamento delle registrazioni digitali.

3. Esempi di record digitali

Di seguito sono indicati i principali tipi di registrazioni digitali coperti da questa politica:

• I documenti creati mediante applicazioni software sul terminale locale (per es.: Microsoft Office, Apple iWork, Open Office, Libre Office, ecc.): documenti, elaborati, fogli elettronici, file di testo, basi di dati, e-mail, ecc.
• Documenti digitali creati utilizzando applicazioni Cloud direttamente in uno spazio dedicato all’azienda su server remoto (per es: Google Sheet, Google Documents, Google presentations, Office365…).
• Documenti digitali creati a seguito della scansione di documenti fisici.

4. Strategie di assistenza alla conservazione digitale

• Mantenere l’accesso alle registrazioni digitali per un lungo periodo di tempo richiede un ciclo continuo di azioni in materia di supporti di memorizzazione, contenuti, informazioni contestuali e protezione dalle minacce di obsolescenza, malfunzionamento e deterioramento del software e della tecnologia.  
• I record digitali, così come i loro equivalenti cartacei, dovrebbero essere gestiti secondo un programma concordato di conservazione dei record. Devono essere adottate disposizioni in materia di smaltimento. La legislazione in materia di gestione delle informazioni non distingue tra la gestione delle registrazioni cartacee e quella delle registrazioni elettroniche.
• Per conservare una registrazione, essa deve prima essere gestita in modo efficace. Il rispetto dei principi di base della gestione dei documenti contribuirà a garantire, in una fase iniziale, l’identificazione dei documenti digitali che meritano una conservazione permanente. Identificando questi record, il tempo e le risorse saranno risparmiati prendendo le disposizioni adeguate per lo smaltimento di record scaduti.
• Quando si avvia un progetto di digitalizzazione, il personale dovrebbe cercare di assicurarsi che vengano utilizzati i formati di file più appropriati, in modo da garantire la conservazione e l’accessibilità a lungo termine. Tale decisione dovrebbe essere presa all’inizio di qualsiasi progetto.
• I documenti digitali devono essere conservati sul cloud aziendale nel repository opportuno, garantendo l’accesso ai profili opportuni e per il tempo prescritto, a seconda della natura dei documenti stessi.
• Cubbit accetta i documenti digitali come documenti permanenti delle attività. 

5. Responsabilità

Amministratori di sistema

Per garantire che:

• La conservazione digitale sia riconosciuta come un’attività aziendale all’interno di Cubbit e riceva i livelli necessari di supporto organizzativo e le risorse necessarie per garantirne l’efficacia.
• Al management vengano forniti consigli e linee guida adeguate.  
• Gli standard professionali per la conservazione digitale siano soddisfatti e la conformità venga regolarmente verificata.
• I documenti identificati per la conservazione permanente siano trasferiti e archiviati in maniera appropriata. 

Responsabili di divisione/servizio/sezione

Per garantire che:

• La politica aziendale di conservazione digitale e le relative linee guida siano implementate all’interno del dipartimento/servizio/sezione di competenza.
• Il personale sia sostenuto in termini di formazione e sviluppo per consentire di affrontare i problemi della conservazione digitale.
• Le considerazioni relative alla conservazione digitale siano prese in considerazione quando si intende intraprendere iniziative di digitalizzazione, si acquistano nuovi software o hardware o si sceglie un fornitore di servizi SaaS.
• Qualora non forniti come SaaS con uno SLA adeguato in Cloud, siano eventualmente adottate strategie per garantire la migrazione regolare dei dati conservati esclusivamente in formato digitale.

6. Monitoraggio e revisione delle politiche

Il rispetto di questa politica e delle relative linee guida sarà monitorato dai responsabili delle funzioni aziendali.

Nell’ambito delle procedure di monitoraggio e valutazione, sarà formulata e rivista una valutazione del rischio di conservazione digitale e un piano d’azione.

Una revisione di questa politica avrà luogo almeno ogni due anni per tener conto di qualsiasi nuova legislazione, regolamento, orientamento o prassi aziendale.